Teknis Persiapan dan Pelaksanaan Sidang Musyawarah Karang Taruna


Pada postingan kali ini saya akan bercerita tentang langkah persiapan, tata cara, susunan acara, dan proses pemilihan calon Ketua Karang Taruna dalam acara Musyawarah Karang Taruna atau MUSKARTAR. 


Tulisan ini saya tujukan sebagai catatan untuk menjadi sebuah pengingat bagi saya pribadi apabila lupa dan mungkin dapat menjadi sebuah referensi bagi teman-teman yang perlu gambaran tentang Musyawarah Karang Taruna (MUSKARTAR) dalam hal ini tentang Musyawarah Pemilihan Calon Ketua Karang Taruna untuk periode selanjutnya. 


Dalam MUSKARTAR yang ini saya menjabat sebagai Ketua Panitia sekaligus Presidium 1 (Ketua Presidium). 


LANDASAN DAN PEDOMAN 

Penyelenggaraan Musyawarah Pemilihan Calon Ketua Karang Taruna berlandaskan dan berpedoman pada Peraturan Menteri Sosial Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2019 Tentang Karang Taruna, ini merupakan pengganti dari Permensos sebelumnya yaitu Peraturan Menteri Sosial Nomor 77/HUK/2010 tentang Pedoman Dasar Karang Taruna dan Peraturan Menteri Sosial Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pemberdayaan Karang Taruna (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 94). 

Pada BAB III tentang Keanggotaan dan Kepengurusan pasal 20 poin 1 dan 2 disebutan: 

Pasal 20 

(1) Pengurus Karang Taruna terpilih secara musyawarah dan mufakat dalam forum pengambilan keputusan masing-masing tingkat dan harus memenuhi syarat sebagai berikut: 

a. warga negara Indonesia;

b. berusia paling rendah 17 (tujuh belas) tahun; 

c. berdomisili di wilayahnya masing-masing;

d. aktif dalam kegiatan Karang Taruna; dan 

e. memiliki kemauan dan kemampuan berorganisasi serta aktif dalam kegiatan pengabdian masyarakat. 

(2) Kepengurusan Karang Taruna Desa atau Kelurahan dipilih, ditetapkan, dan disahkan dalam musyawarah warga Karang Taruna di Desa atau Kelurahan dan dikukuhkan oleh Kepala Desa atau Lurah setempat.

Download file Permensos RI No. 25 Tahun 2019 tentang Karang Taruna DI SINI


TAHAP PERSIAPAN 

Tahap persiapan Musyawarah Karang Taruna terbagi menjadi tiga, diantara adalah persiapan fisik, persiapan non fisik, dan persiapan dokumen. 


a. Persiapan Fisik

Persiapan fisik mencakup:

  • Gedung yang dipakai untuk acara musyawarah
  • ATK
  • Meja dan kursi kecuali jika musyawarah dilakukan secara duduk di lantai
  • Perangkat sound system
  • Makanan dan minuman
  • Potongan kertas yang dibubuhi stempel resmi karang taruna bilamana harus dilakukan proses pemungutan suara atau voting. 
  • Dan kelengkapan fisik lain yang dirasa perlu. 

b. Persiapan Non Fisik

Persiapan non fisik mencakup:

  • Koordinasi dengan pihak-pihak terkait yang disesuaikan dengan tingkatan organisasi Karang Taruna itu sendiri, seperti Pejabat Pemerintah, Pejabat Wilayah, Majelis Pertimbangan Karang Taruna, dan Pembina Karang Taruna. 
  • Menyiapkan file lagu Indonesia Raya dan Mars Karang Taruna 

c. Persiapan Dokumen

Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut: 

  • Surat Undangan. Ditujukan kepada anggota Karang Taruna dan pihak peninjau sesuai dengan tingkatan organiasi Karang Taruna. Unsur undangan dari pihak peninjau antara lain pejabat dan/atau aparat pemerintah, mantan pengurus, tokoh agama, tokoh masyarakat, tokoh adat, dan pelaku usaha. Surat Undangan Musyawarah disahkan oleh Ketua Karang Taruna dan Sekretaris Karang Taruna. Silakan download contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna DISINI
  • Berita Acara. Unsur yang mencakup berita acara adalah judul dan tema musyawarah, waktu dan tempat penyelenggaraan musyawarah yang ditulis dengan jelas, hasil atau penetapan dari musyawarah, dan tanggal ditetapkan. Berita acara disahkan oleh Presidium1, Presidium 2, Presidium 3, dan Pejabat Pemerintahan sesuai dengan tingkatan organisasi Karang Taruna. Silakan download contoh Berita Acara Musyawarah Karang Taruna DISINI
  • Notulen. Berkas Notulen Musyawarah merupakan pegangan dari Presidium 3 yang berperan sebagai Notulis. Notulen disahkan oleh Ketua Panitia/Musyawarah dan Notulis. Silakan download contoh Notulen Musyawarah Karang Taruna DISINI
  • Daftar Hadir. Berkas Daftar Hadir Musyawarah mencakup unsur Judul dan Tema Musyawarah, Waktu Musyawarah, Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan peserta Musyawarah. Silakan download contoh Daftar Hadir Musyawarah Karang Taruna DISINI
  • Tata Tertib Musyawarah. Dokumen ini disusun oleh Panitia Musyawarah melalui musyawarah internal pihak terkait dan ditetapkan setelah dibacakan dan disepakati oleh quorum musyawarah. Silakan download contoh Tata Tertib Musyawarah Karang Taruna DISINI
  • Dokumen Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). Diperlukan untuk pelaporan-pelaporan pertanggungjawaban, seperti laporan keuangan Karang Taruna, laporan Aset Karang Taruna, Laporan Pencapaian Program Karang Taruna, dan lainnya.
PRESIDIUM SIDANG 
Sedikit mengulas tentang apa itu Presidium sidang, fungsi dan tugasnya. Presidium merupakan sebuah tim dalam persidangan yang memegang kendali atau berkuasa dalam menjalankan tata tertib persidangan. Presidium memiliki wewenang untuk membuka dan menutup persidangan, mencatat dan menampung masukan, mengambil keputusan atau melakukan pengesahan atas hasil kesepakatan sidang. Presidium Sidang berjumlah 3 orang yang terdiri dari Presidium 1, Presidium 2, dan Presidium 3. 
Tugas dan Fungsi Presidium Sidang: 
  • Presidium 1 berfungsi sebagai Pimpinan Sidang. Posisinya berada di tengah. Tugasnya adalah membuka dan menutup persidangan, mengambil keputusan, dan menjaga ketertiban proses persidangan. 
  • Presidium 2 berfungsi sebagai Wakil Pimpinan Sidang. Posisinya berada di sebelah kanan Presidium 1. Tugasnya adalah menggantikan tugas Presidium 1 apabila terjadi halangan, mencatat masukan atau opsi yang masuk dari peserta sidang.
  • Presidium 3 berfungsi sebagai Notulen sidang. Posisinya berada di sebelah kiri Presidium 1. Tugasnya adalah mencatat dan mengedit atau mengubah naskah seluruh masukan dalam proses persidangan dan menyimpulkan hasil pembahasan atau kesepakatan dalam sidang. 
Presidium sidang dalam Musyawarah Karang Taruna dibentuk dan ditetapkan oleh Ketua Panitia/Musyawarah. 
ATURAN KETUKAN PALU PERSIDANGAN 
Dalam sebuah persidangan, Presidium 1 akan melakukan ketukan palu setelah melakukan sebuah tindakan. Nah, ketukan palu tersebut tentunya tidak sembarangan, ada aturan dan ketentuannya. Ketukan palu harus dilakukan secara keras dan jelas. Berikut adalah ketentuannya:
a. 1 kali ketukan palu:
  • Penyerahan pimpinan sidang
  • Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara)
  • Memberi   peringatan   kepada   peserta   sidang yang   mengganggu jalannya persidangan
  • Mencabut kembali/membatalkan ketukan sebelumnya yang dianggap keliru
b. 2 kali ketukan palu:
  • Untuk mempending atau mencabut pending
  • Menskors dan mencabut skorsing
c. 3 kali ketukan palu:
  • Membuka dan menutup sidang
  • Mengesahkan keputusan final/akhir hasil sidang
d. Ketukan palu tidak beraturan (dengan gagang palu) 
  • Untuk menertibkan persidangan.
TEKNIS PELAKSANAAN 
Mengenai teknis pelaksanaan disesuaikan dengan situasi dan kondisi atau budaya dari masing-masing organisasi  dengan tetap berpegang pada pedoman dan aturan resmi yang berlaku. 
SUSUNAN ACARA 
Susunan acara disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari masing-masing forum pengambilan keputusan. Di bawah ini adalah contoh Susunan Acara Musyawarah Pemilihan Calon Ketua Karang Taruna Unit Dusun: 
  • Pembukaan (Pembawa Acara) 
  • Pembacaan Ayat Suci Al-Qur'an 
  • Menyanyikan Lagu Indonesia Raya dan Mars Karang Taruna (Seluruh Peserta Musyawarah) 
  • Sambutan dari Kepala Dusun 
  • Sambutan dan Laporan Pertanggungjawaban dari Ketua Karang Taruna Sub Unit Dusun periode sebelumnya. 
  • Sosialisasi Permensos RI No. 25 Tahun 2019 tentang Karang Taruna (Pihak Karang Taruna Desa)
  • Pembacaan dan Penetapan Tata Tertib Musyawarah Karang Taruna Sub Unit Dusun (Oleh Ketua Panitia/Musyawarah) 
  • Pembentukan dan penetapan Presidium Sidang (Ketua Panitia/Musyawarah) 
  • Musyawarah Pemilihan Calon Ketua Karang Taruna Sub Unit Dusun Periode 2022-2027 (pada sesi ini proses pembukaan, penutupan, pengendalian, pencatatan, dan penetapan hasil musyawarah dilimpahkan kepada Presidium Sidang) 
  • Pembacaan kesimpulan dan hasil musyawarah (Notulis) 
  • Penetapan keputusan hasil musyawarah yang sudah melalui proses mufakat dilanjutkan dengan penutupan sidang oleh pimpinan sidang atau Presidium 1) 
  • Penutupan (Pembawa Acara) 
PELAKSAAN SIDANG 
a. Tentang Tata Tertib
Dalam pelaksanaan sidang Musyawarah Karang Taruna kali ini, merujuk pada susunan acara di atas, Presidium sudah dibentuk dan ditetapkan oleh Ketua Panitia. Mengenai Tata Tertib, sudah dibacakan oleh Ketua Panitia dan telah disepakati oleh seluruh peserta musyawarah. 
Namun jika tata tertib belum didiskusikan sebelum persidangan dibuka, maka tata tertib harus dibacakan dengan lengkap dan jelas oleh Presidium setelah membuka sidang. Setelah dibacakan dilakukan pembahasan Tata Tertib dengan peserta sidang, dan Presidium membuka kesempatan kepada peserta untuk memberikan masukan, usulan, atau pendapat tentang perubahan tata tertib jika ada yang tidak setuju. Namun jika semua peserta sudah menyepakati tata tertib yang dibacakan, maka Presidium menetapkan tata tertib. Penetapan tersebut menandakan tata tertib mulai berlaku. 
b. Pembukaan Sidang 
Presidium 1 membuka sidang dengan contoh kalimat sebagai berikut: 
"Assalamu'alaikum Wr. Wb. Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, tepat pada pukul 19.47 WIB, maka sidang Musyawarah Pemilihan Calon Karang Taruna Unit Dusun Masa Bakti 2022-2027, saya nyatakan dibuka." Sebutkan waktu pembukaan dan judul sidang secara jelas. 
Lalu Presidium 1 ketok palu sebanyak 3 kali. 
c. Proses Pemilihan Bakal Calon
Berhubung Tata Tertib sudah dibacakan dan disepakati, maka Presidium 1 langsung mengarahkan sidang pada proses pemilihan bakal calon. 
"Pada hari ini, saya akan memimpin Musyawarah Pemilihan Calon Karang Taruna Unit Dusun Masa Bakti 2022-2027 hingga akhir. Dengan ini saya mempersilakan kepada seluruh peserta musyawarah untuk memberikan usulan nama bakal calon Ketua Karang Taruna. Dan bagi anggota Karang Taruna dapat mengajukan diri untuk menjadi bakal calon Ketua Karang Taruna dengan ketentuan sesuai dengan pedoman Permensos RI Nomor 25 Tahun 2019 Pasal 20 Ayat 1." 
Presidium 2 mencatat seluruh usulan dan opsi bakal calon Ketua Karang Taruna yang masuk dari peserta musyawarah. 
Setelah mendapat nama bakal calon, selanjutnya Pimpinan Sidang melakukan penetapan bakal calon dengan terlebih dahulu menawarkan kembali apakah masih ada usulan bakal calon dari peserta lain. Jika peserta hening, tawarkan kembali usulan hingga 3 kali. Jika setelah 3 kali penawaran usulan masih hening, lalu Pimpinan Sidang menyebutkan siapa saja nama bakal calon dan bertanya kepada audiens:
"Apakah nama-nama yang saya sebutkan tadi dapat disepakati untuk menjadi bakal calon Ketua Karang Taruna?" 
Jika tidak ada lagi sanggahan dan seluruh audiens menjawab "sepakat!" maka Pimpinan Sidang secara resmi menetapkan nama-nama tersebut sebagai bakal calon Ketua Karang Taruna. 
"Dengan tercapainya kesepakatan tentang nama-nama bakal calon Ketua Karang Taruna tersebut, maka saya menetapkan nama-nama tersebut sebgai bakal calon Ketua Karang Taruna Unit Dusun"
Lalu Pimpinan Sidang mengetok Palu sebanyak 1 kali. 
d. Pemilihan Calon Ketua Karang Taruna
Bakal calon telah resmi ditetapkan, saatnya proses pemilihan bakal calon menjadi calon ketua. Mengenai tata cara pemilihan dan pengambilan keputusan harus sesuai dengan yang tertuang pada tata tertib yang telah disepakati bersama. Pimpinan sidang melakukan arahan dengan contoh kalimat: 
"Sesuai dengan Tata Tertib Musyawarah Pasal 21 tentang Cara Pengambilan Keputusan yang berbunyi: Poin satu,  Keputusan dengan cara musyawarah mufakat; Poin dua, Bila tidak tercapai mufakat, maka dapat dilakukan pemungutan suara baik terbuka maupun tertutup; Poin tiga, Keputusan yang diambil adalah suara terbanyak, maka saya persilakan kepada seluruh peserta musyawarah untuk memberikan pendapatnya
Pada sesi ini bisa saja terjadi perbedaan pendapat. 
Proses Penguatan 
Jika terjadi perbedaan pendapat seperti ini, Pimpinan Sidang dapat melakukan proses penguatan pendapat. Sebagai contoh, si A memberikan pendapat untuk memilih calon 1 dengan segala argumennya, maka Pimpinan Sidang mempersilakan peserta musyawarah lain untuk memberikan penguatan atas pendapat si A, tujuannya untuk meyakinkan peserta lain atas pendapatnya. Teruskan penguatan hingga 3 orang pemberi penguatan. 
Namun jika diskusi masih alot, maka Pimpinan Sidang mengarahkan untuk melakukan Lobbying. 
Proses Lobbying
Proses ini ditempuh apabila tidak terjadi kesepakatan pada proses penguatan. Pihak yang berbeda pendapat diberi kesempatan untuk melakukan diskusi untuk menemukan kesimpulan atau kesepakatan. Pimpinan Sidang mempersilakan pihak yang berbeda pendapat untuk mendiskusikan perbedaan mereka di luar ruang sidang dengan diberi waktu sekian menit. Presidium 2 mendampingi proses diskusi sebagai saksi dan pencatat hasil diskusi untuk dilaporkan kepada Presidium 1. 
"Karena belum dihasilkan kesepakatan dengan proses penguatan pendapat, maka saya persilakan kepada pihak yang berbeda pendapat untuk melakukan lobbying di tempat yang sudah disediakan dengan batas waktu 5 menit."
Lalu Pimpinan Sidang mengetok palu sebanyak 1 kali.
Namun jika masih saja tidak dihasilkan kesepakatan, maka dilakukan proses pemungutan suara atau voting. 
Proses Pemungutan Suara/Voting
"Baik, karena proses lobbying yang telah ditempuh masih belum menghasilkan kesepakatan diantara semua pihak, maka saya putuskan untuk melakukan proses terakhir, yaitu pemungutan suara atau voting. Dipersilakan kepada seluruh peserta sidang untuk menulis nama bakal calon yang dipilih pada kertas berstempel Karang Taruna yang sudah disediakan oleh panitia.
Bila sudah melakukan proses pemungutan dan penghitungan suara, maka yang menjadi calon terpilih adalah nama bakal calon yang mendapat suara terbanyak. Dengan ini quorum harus menyepakati hasil dari pemungutan suara ini. 
Proses Peninjauan Kembali (PK) 
Peninjauan Kembali ditempuh ketika ada pihak yang merasa tidak puas dengan poin-poin putusan sementara sidang, ditemukan kejanggalan dalam proses persidangan, atau ingin mengubah naskah tata tertib walau sebelumnya sudah dibahas dari awal hingga akhir dan telah disepakati. 
"Sidang sudah berjalan dengan menghasilkan poin-poin keputusan sementara yang telah disepakati. Mungkin ada pihak yang ingin mengajukan PK atau Peninjauan Kembali? 
Jika ada yang ingin mengajukan PK, maka harus diterima. Proses Peninjauan Kembali hanya satu kali. 
Pembacaan Hasil Sidang
Bila tidak ada yang mengajukan Peninjauan Kembali (PK), maka Presidium 1 membacakan hasil sidang. 
Proses Pengambilan Keputusan Final Sidang
Bila hasil sidang sudah dibacakan, saatnya Presidium 1 selaku Pimpinan Sidang melakukan proses pengambilan keputusan atas hasil sidang. 
 “Setelah kita menjalani proses sidang Musyawarah Pemilihan Calon Ketua Karang Unit Dusun mulai dari tahap pemilihan bakal calon hingga tercapainya kesepakatan mengenai calon Ketua Karang Taruna Unit Dusun untuk periode 2022/2027, dengan ini diputuskan bahwa calon Ketua Karang Taruna Unit Dusun terpilih untuk periode masa bakti 2022/2027 adalah (sebutkan nama calon terpilih dengan lengkap dan jelas).” 
Lalu Presidium 1 mengetok palu sebanyak 3 kali yang menandakan keputusan sudah disahkan.
Lalu Presidium 1 meminta Presidium 2 untuk menyiapkan dan mengisi Berita Acara. 
“Kepada Presidium 2 dipersilakan untuk menyiapkan dan mengisi berita acara berdasar pada keputusan akhir sidang”
Berita Acara Musyawarah Karang Taruna disahkan oleh Presidium 1, Presidium 2, Presidium 3, dan Kepala Dusun, karena ini adalah Musyawarah Karang Taruna tingkat Dusun. 
Penutupan Sidang 
Presidium 1 menutup sidang. 
“Alhamdulillah, setelah kita melakukan proses sidang dan telah disepakatinya hasil akhir, maka kita sampai pada akhir acara persidangan. Semoga proses musyawarah ini dapat memberi dampak positif pada organisasi Karang Taruna kita, dan semoga calon Ketua Karang Taruna Unit Dusun yang akan mengabdikan diri pada periode masa bakti 2022/2024 kelak dapat menjalankan tugasnya dengan penuh rasa tanggung jawab dan dapat memberikan hasil yang baik pada organisasi. Saya bersama dengan dua rekan saya selaku Presidium sidang, pamit undur diri. Mohon maaf apabila ada salah kata atau tindakan kami yang tidak berkenan. Terima kasih atas segala kesempatan dan kepercayaannya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.”
“Dengan ini persidangan saya tutup!”
Ketuk palu 3 kali sebagai tanda persidangan sah ditutup. 
Dokumen
Dokumen musyawarah, diantaranya adalah Berita Acara, Daftar Hadir, dan Tata Tertib disahkan oleh yang berwenang dan disimpan oleh Ketua Panitia untuk nantinya dipakai sebagai syarat pengajuan pelantikan calon pengurus Karang Taruna periode selanjutnya.
Mengenai teknis persiapan dan pelaksanaan disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan budaya masing-masing organisasi. 

0 komentar:

Posting Komentar